自社でホームページの記事を更新できるCMS導入

ホームページ制作をおこなうためにはhtmlやCSSなどの言語習得と、画像編集ツールなどの使い方を習得する必要があります。作ったファイルをFTPでアップロードして反映させるといった方法で更新していきます。

ある程度のIT知識を持った方がいれば運営は可能ですが、なかなか自社の中にそのような知識を持った人を育てられないというのが現状ではないでしょうか。そのため、私たちのようなホームページ制作業者に保守・運営を依頼するというのが、これまでの一般的な運営方法になっていました。

ホームページ更新の費用が高いと感じていたり、維持・運営のための費用を減らしたいといった場合、CMSを導入すればこれらを一気に解決できます。高い知識がなくてもホームページの変更がおこなえるので、自社でホームページを管理・運営できてコスト削減にもつながります。

ただしメリットばかりではありありません。デメリットもあります。

ここでは少しCMS導入のメリット・デメリットについて触れたいと思います。

CMSを導入すると様々な恩恵を受けることができます。ここではその一部を紹介します。

繰り返しになりますが、ホームページ制作をおこなうためには html や CSS などの言語習得と、画像編集ツールなどの使い方を習得する必要があります。ホームページ制作会社へお金を払って追加・変更・削除を依頼していたのに対し、自社の担当者がおこなえるというのは、「コスト削減」という最大のメリットが得られます。

また、コストの面だけではなく、時間的メリットも得られます。ホームページ制作会社へ依頼した場合、要件を打ち合わせして見積⇒発注⇒制作⇒確認⇒納品⇒公開という手順になります。これは当社へご依頼いただいた場合も同じです。ここはどうしてもタイムラグが発生してしまいます。しかし自社で変更できるとなった場合、担当者が時間を作ればその場ですぐにホームページを更新できます。

中小企業様の場合、専門のスタッフではなく、パソコンが得意な方・詳しい方などが別の業務と兼務していることがほとんどです。トップダウンで変更指示がきた場合でも、CMSからすぐに対応できれば作業時間を大幅に削減できますし、ホットな情報をいち早くユーザーに届けることができます。

ただし、全てのページを更新できるわけではありません。ニュースやトピックスなどはCMSを使って変更できるよう動的ページで作られていても、ほとんど変更がない会社概要などは変更できない静的ページで作られる場合もありますので、最初にどのように運営していきたいのかをご相談ください。

部門・部署ごとに変更できるカテゴリを設定することもできます。例えば、営業部はキャンペーン告知のページを更新でき、総務部は会社情報の変更ができるなど、権限レベルを設定して複数人で更新していくことも可能です。

これはリスク分散にも役立ちます。ありがちなのが一人の担当者に全ての権限を与えていて、その担当者が休んだら更新できないとか、辞めたらログインもできないなどです。権限レベルを設定して複数人で更新すれば、これらの人的リスクを回避することができます。この辺りの運営方法・権限レベル設定については、お客様の会社規模により、当社からもご提案ができますのでぜひご相談ください。

ページの変更はできるけど、ページ追加はちょっと敷居高いなぁ・・・と思われがちです。変更は今あるものを少し変化させるだけに対し、追加は丸ごと１ページ作らなければならないので、変更とは作業ボリュームが全然違います。嫌煙されがちなこの作業ですが、よく考えてみれば追加したいページってほとんどがニュース・トピックスや事例紹介だったりしませんか？

同じカテゴリの似たようなページに違う情報を掲載したい・・・。そう、これがページの追加です。つまり、似たようなページのテンプレートを先に作ってしまえばいいのです。

そのために私たちがあらかじめ新規ページ用のテンプレートを作成しておきます。例えばタイトル下には右側に画像を配置する・・・や、中央部には画像を２枚並べる・・・など、あらかじめレイアウトを固定しておき、それに沿ってページを作っていただくことができます。

これによってデザインが統一され、追加する人によって違うレイアウトになってしまうような事態を避けることができ、ユーザーにとっても見やすくわかりやすいページが作成できるのです。もちろん新たなカテゴリを追加したいというご要望もあるでしょう。その場合は一度ご相談ください。私たちが適切なご提案をさせていただきます。

静的ページでホームページを制作する場合、ニュース欄などは手作業で新しいものを追加して並べていく必要がありますが、CMSを使えば日付順で並べることも容易です。ページ追加しただけで勝手に並べてくれます。特定の期間だけnewアイコンを表示させるなんてことも可能です。

ニュースだけではありません。新しい商品カテゴリが増えた場合も追加と同時に自動で並び替えられます。人気商品やおすすめ商品などをカテゴリ毎に並べて表示するなんてことも専門的な知識がなくてもできてしまいます。

世界シェアNo.1のWordPressの場合、世界中のプログラマーが便利な追加機能(プラグイン)を多数公開してくれています。プラグインによっては有償版もありますが、ほとんどが無償で利用できます。一からプログラムを作るとなると膨大な費用が発生してしまいますが、これらのプラグインをうまく使えば高機能なCMSサイトを作ることができます。

CMSを導入のデメリットもやはりあります。ここではその一部を紹介します。

html や CSS で作る静的ページでのホームページ制作よりも、CMSを導入したホームページ制作の方が、初期にかかる費用が高いです。CMS自体にもライセンス費用がかかるケースがあります。しかし総ページ数が300ページ以下の場合、世界シェアNo.1のオープンソースCMSである WordPress を使えばライセンス費用を抑えることができます。初期費用(イニシャルコスト)は高くなりますが、ホームページ維持の重要性とランニングコストを考えれば費用対効果は十分出ます。逆にイニシャルコストを抑えてホームページ制作したいという企業様には不向きかもしれません。

CMSを導入していない静的ページに比べ、CMSを導入した動的ページは表示速度が若干遅くなります。これはページキャッシュをうまく利用することで解決できます。CMSプラグインを利用したり、サーバー側の設定を変更したりすればユーザーはそれほどストレスは感じないでしょう。

htmlやCSSで静的ページを作った場合、ファイルは手元のPCからサーバーへアップロードするので最低でも手元のPCにファイルは残ります（もちろんこれもどこかへバックアップすることをおすすめしますが）。しかしCMSを利用した場合は直接サーバーへ書き換えをおこないますのでバックアップが残りません。そのため自分でバックアップを取る必要があります。WordPressを使った場合、自動バックアップできるプラグインもありますのでスケジューリングして利用するのも一つの手です。

今までホームページ制作業者に依頼していたものを自社でおこなうということは公開に対する責任の所在は全て自社になります。当社が制作した場合、お客様に確認いただいてから公開という手順になります。つまり一度内容のチェックが入り、承認というアクションが入ります。

しかし担当者が一人で全てをおこなっていると、あまりにも簡単にページ更新できるためにうっかり余計な情報を公開してしまう可能性もあります。例えばコピペで情報更新していたら、お客様の個人情報が公開されてしまったりとか・・・。しかも誰も気づいていないとか・・・・。考えただけでも恐ろしいですね。

このようなリスクを回避するためには更新者と承認者をわけて管理するなど運営方法を確立する必要があります。チェック機能を強化してホームページを運用ができればデメリットにはなりません。